Обменный фонд является центром внутриобластного обмена документов, производит просмотр и отбор документов в фонд из библиотек и организаций города, из фондов областной библиотеки, из частных коллекций и благотворительных организаций города; обеспечивает резервирование обязательного платного местного экземпляра, а также документов, изготовленных как на территории Ярославской области, так и экземпляров краеведческих документов, произведенных за ее пределами по мере их поступления в отдел; заключает договоры с библиотеками России, национальными и зарубежными об обмене местными и краеведческими документами; оказывает благотворительную помощь в формировании фондов библиотек любой ведомственной принадлежности; организует дифференцированное хранение документов путем выделения резервного фонда, обменного фонда и краеведческого фонда. Справочный аппарат включает каталоги дореволюционных и краеведческих документов на книги и периодические издания.

Организует продажу невостребованной дублетной литературы населению (за справками обращаться по контактному телефону). С благодарностью примет в дар от населения любую литературу.

С февраля 2017 года на базе обменно-резервного фонда работает пункт сбора книг для сельских библиотек в рамках всероссийской акции Общественной палаты РФ #АгроМания. Любой желающий может принести как новые, так и уже прочитанные книги, которые отправятся в нуждающиеся сельские библиотеки нашей области.